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如果你还不了解这些技能,你就OUT了?(猎头必备)
发布时间:2015/8/29     阅读:3296

一、信息搜集及整理循环图

“信息搜集及整理术”会包含三个关键阶段:

搜索:“找信息”——用各种搜索渠道快速找到所需的精准信息。

集成:“存信息”——简单来说,就是把你找到的信息,定制成为个人资料库,按照自定义的主题,分类存储在自己很方便访问的地方。

整理:“理信息”——信息单纯集成而不加整理,时间长了就会杂乱不堪,所以才会出现很多人自己的硬盘资料库已经塞满了,每当需要什么资料的时候,还是需要去搜索。定期对所集成的信息进行整理(归类,去重,留精,加可供搜索的标签等等),能够显著提升信息搜索效率。


最初你需要一定的动力去尝试开始做这件事情,而一旦兴趣产生,再加以坚持, 这就已经成为习惯,和你密不可分了。


二、高效搜索术

2.1 建立你的主题关键词

建立自己关注的核心关键词是重要的一步。喜欢刷微博的同学都清楚,一旦进了微博,你就进入了无数信息和主题词的世界,通过一个消息到另一个消息,看来看去时间就消耗进去了。


我们如果不设立一些主题,很容易陷入信息的汪洋中,而另一个极端则是两耳不闻窗外事,担心信息负载太大而刻意回避信息,导致自己和时代脱节。如果作为一个交互设计师,能够不关注最新的交互界的最新态势吗?


主题关键词有几个好处

建立方向提醒:时刻明白对自己真正有价值的是什么,主动保持该类信息的更新;而那些无关紧要的,则可以少看或者不看。

主动获取信息:使用各种订阅、集成工具更有目标,用这些词订阅,让信息主动找你。

减少无聊时间:无所事事比忙碌更让人疲惫,若找不到想干的事,最起码可以搜索下你的主题词,找点好玩的文章或动态。


虽然靠大脑就可以形成自己的关键词,但工具可以帮助你加深记忆,比如用mindmanager等脑图工具做图,贴于自己的书桌或办公桌前:




主题词建好之后,并不是一成不变,需要定期结合自己的工作评估及更新。比如我近一年对商务智能(Business intelligence)很感兴趣,也会定期查阅相关的资讯,但是去年此刻,我对此几乎不了解。


2.2 用好你的搜索引擎

搜索引擎是非常重要的信息获取入口,至于我用的技巧真算不上高级,欢迎搜索达人们和我交流下省力更有效的搜索手段。


2.2.1准关键词,事半功倍

很早之前,我偶然看到两张图片。我很喜欢这两个图片,所以我希望看到更多类似的图片。

可是,首先这种图叫什么图呢?

先在脑子里头脑风暴下应该用的关键词,叫什么呢?插图?图表?手绘图?插画?这些关键词搜索出来的结果真让人沮丧。但是,根据搜索结果的提示,一步步更换关键词直至找到靠谱的结果。而最终,当我找到这个词后,请尝试用“可视化思考”,或用google搜索“visual thinking”。

所以,在搜索中,要不断地更换更贴切的关键词,而不是一直打擦边球。如何找到贴切的关键词呢?从你觉得可行的第一个关键词开始,不要轻言放弃,根据每次搜索结果出来的线索跟踪,不断更换关键词,直至拿到结果。


2.2.2 更换语言,别有洞天

有时更换为英语能够让你获取更精准的结果。所以这也是为什么,我的主题词要中英双语版。既然很多中文的结果是从英文翻译过来的,直接查看源文章显而易见信息遗漏较少。


以此类推,每多一种语言就打开一扇新的了解世界的窗口。就拿家庭收纳来讲,用中文“收纳”去搜索文章,几乎只是一些零碎的图片和社区网站为了招徕用户拼凑而成的收纳技巧。而用日语“収納”去搜索,看日本的某些网站,我们能够看到很多关于收纳术的经验、文档和教程。有些教程的丰富性不亚于出版的书籍,更好过于我们国内那些拼凑出来的家居整理学了。

2.2.3.更换搜索方式,殊途同归

若网页搜索不能获得所要结果,可以变换搜索类型,比如搜索图片,再通过图片链接到有价值的网站。


我常用的则是文件搜索,与普通网页相比,这些文档通常意味着更好的更系统化的组织,从而让你的信息获取更加有效。


如何用搜索引擎搜索文档呢?

如果你使用google,在检索词前加入inurl:pdf。

如果你使用百度,在检索词前加上filetype:all,如要特定PDF格式则输入:filetype:PDF

如用百度搜商务智能的相关文档:

2.2.4.别忘记了专业网站

专业网站让你免除在大量的垃圾信息里找所需资料的苦恼,他们的信息往往更加聚焦。我经常用到的专业性搜索网站有:slideshare.net——PPT分享网站,很多国外制作优良,内容丰富专业的PPT。我经常在这里搜索关于可视化思考的文档资料。但是很遗憾的是,目前你就需要翻墙才能够看到这个网站了。


MBA智库——专注于经管领域的资料库。你可以在这里搜到很多经管领域的各种术语解释,文档等。


维基百科——如果在墙外或者会翻墙的话。很多被国内是敏感词的,在这里能够看到非常翔实的前因后果各种脉络。当然,若非敏感词的话,百度百科也是不错的资源。



2.2.5.向书籍里找搜索提示

一个小提示,没有关键词灵感的时候,还可以从书的目录去获取关键词提示。 除了目录,专业书籍里面隐含很宝贵的可供挖掘的信息。如果特意去找,反而不容易有所收获,而如果知道自己的主题关键词,你的信息嗅觉就会非常灵敏,在某个契机下,抓住线索不放,往往不经意中探得捷径。


三.便捷的集成

集成是信息的集中归档。搜索引擎固然方便,可是若一些常用的东西,未必每次都需要搜索。而是可以在自己的电脑上建立个人资料库。不管是否有网络,都能够随时查阅。

我会习惯将搜索到有价值的文档、网页、图片存储在自己的电脑里,可是,我们也会发现,这些资料一旦存到硬盘里,却石沉大海。下次若需要,却还是求助于搜索引擎。而另一方面,电脑文件夹却又日渐庞大,要经常删除文档以腾挪出空间。这种方法还有一个弊端,那就是多台电脑使用时,就要借助移动硬盘或U盘,从而一份东西,居然要三处备份。


四.养成定期整理的好习惯

能够高效获取信息,又能够将信息方便集成,但是若没有定期的整理,难免这些信息时间长了又会趋于杂乱。所以,就如我们要定期打扫收拾家务一样,这是必不可少的重要一步。“整理”一词包含了“检查并调整归类”,“删除不需要的文档”,“添加可便搜索的标签或关键词”等。


平时,电脑文件夹或者Evernote笔记本里,我都会设置一个“临时文件夹”,以便存放一些暂时无法归类的文档或资料,而定期就要着重看一下这些临时文件夹,将里面的文档妥善安置到对应的分类里,以免临时文件夹名不副实,成了一个大杂烩。


4.2 勤检查你的电脑文件夹

即使有那么多集成整理工具,我们的工作大部分都要依赖自己的电脑笔记本了。所以若电脑文件夹缺乏条理,也会很影响我们的工作效率。


不太善于整理家务的我,却喜欢定期整理自己的电脑。这个习惯大概是从5年前开始吧,当时带领一个小团队,要协调多方的工作,我们很多人的工作都需要放到共享盘里的文件夹里交换维护。所以要建立一套标准化的文件夹体系很重要。当时花了一番精力去做文件夹的规范并监督执行,取得了不错的结果。



当然,这是一个内容管理类的协作很复杂的文件夹了。我们日常的文件夹远比这个简单。



文件夹的设立原则:

每级目录尽量控制在7个文件夹左右,尤其是根目录不宜太多。


假想中的任何文件都能够找到归属。比如家庭成员突然发过来一些合影照,你应该放到那里。TEM文件夹的作用在于临时,你自然可以将这些文档堆到TEM文件夹里,但是TEM其实相当于临时收容所,不等于固定的住所。我习惯是在E盘增加Personal的文件夹,将私人的文档,文章,图片在这个文件夹里建立相应的分类。


每个文件夹下都预留一个临时文件夹,以防当新接收到的文件因为不知道如何归类而导致根目录无限扩张。

序号能够让排序查找更为轻松。为何要在文件夹前加上序号呢?其实就是在浏览文件夹的时候,能够出现优先级的顺序。

拿study文件夹为例:


4.4 我所理解的桌面

再简单谈一下我所理解的电脑里的“桌面”。我认为“桌面”是一种快捷方式。他的作用在于:


快捷方式:放我们常用的文档和软件快捷方式,便于你直接找到它们。

一级的临时文件夹。桌面也是临时文档的收容所。比如别人发过来的文档,你暂时没时间读,也不知道如何归类。如果你接收了放到D盘或者E盘任何一个文件夹里的TEM,都有可能导致你开完会后就忘记了——直到别人提起。所以这种情况下,往往很多人会存放到桌面。我认为这也是很正确的决定。最起码你开机的时候可能会看到它。


但是我们的“桌面”却被滥用了。它被放满了根本不需要的各类快捷方式,被堆满了。就像你家里的茶几,你放了红酒开瓶器——虽然你一个月也不用一次,但是它天天在桌面上。你老婆放了一本同学录,虽然她只是2个月前用过。某日亲戚给你送了一双小孩子的鞋,你临时放到茶几上,后来一直没有整理。时间长了,你真正所需的快捷方式和有价值的临时存放就没有任何意义。

  建议桌面应该是这样的:

  1.背景设置为让你身心愉悦的照片,比如你和家人的合影。

  2.存放不超过10个常用工具的快捷方式。

  3.建立TEM文件夹——不然你的桌面可能也会不出一个月就膨胀了。

其实,电脑的任务栏也是非常重要的快捷方式领地,而且不需要回到桌面随调随用——我最常用的软件一般会放到这里,比如截图、取色、mindmanager等等。






 

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